Olet uusi yrittäjä ja olet päätynyt hankkimaan palvelut tietyltä yritykseltä. Mitä sitten seuraavaksi?

MAPPI ON RAUTAA

Asioiden sähköisyydestä puhutaan nykyään paljon, mutta kyllä edes yksi mappi on rautaa. Mutta useampaa ei sitten varmaan tarvitakaan, jos tavoitteenasi on hoitaa asiat sähköisesti. Tähän ainokaiseen dokumenttimappiin kannattaa hankkia myös muovitaskuja. Tällöin paperit eivät mene hiirenkorvalle eivätkä paperit putoa sen takia, että repeäisivät reikien kohdalta. Kun peruspaperit ovat mapissa, niitä on sieltä helppo selata ja ottaa vaikka puhelimella kuva, jos skanneria ei ole lähettyvillä.

Joskus papereistakin on hyötyä

MAPPI SÄHKÖISENÄ ELI DOKUMENTTIKANSIO

Dokumenttikansio kannattaa myös olla tiedostomuodossa koneella. Kun kaikki paperit ovat yhdessä paikassa siellä mapissa, ne on helppo laittaa kerralla skannerin läpi. Päätä jo tässä vaiheessa, miten tulet nimeämään tiedostot. Tiedostojen aikajärjestystä helpottaa, jos nimeen sisällyttää päiväyksen muodossa vvvvkkpv. Tässä kannattaa nimenomaan olla vuosi ensin, jotta etunollat eivät sekoita järjestystä. Kansiorakennekin on hyvä suunnitella ennenkuin tiedostoja tulee paljon. Tällöin säästyy myöhemmältä siivoukselta ja järjestelyltä, mikä on ihan turhaa ylimääräistä työtä, kun asian voi ratkaista jo alkuvaiheessa.

TARPEELLISET YHTEYSTIEDOT TALTEEN

Kolmas vinkki on yhteystietojen kerääminen yhdelle paperille tai tiedostoon. Nykyään on olemassa lukemattomia eri extranet -palveluja , joita yrittäjä työssään käyttää. Näiden palveluiden osoitteet on hyvä olla nopeasti löydettävissä, jotta aikaa ei hukkaannu tietojen etsimiseen. Ei ole ensimmäinen eikä toinen kerta, kun näitä tietoja on etsitty tietokoneelta ja kasseista ja lopulta on löydetty auton lattialta käyttäjätunnuksetkin. Onneksi tämä ei kuitenkaan ole normitapa. Kirjanpitäjän kanssa voi sopia, mitä tunnuksiä hänelle avataan, jolloin sinun ei jatkossa tarvitse huolehtia tästä ollenkaan.

Kun tarpeelliset tiedot ovat helposti saatavilla, on yhteistyön aloittaminen vaivatonta. Onnea ja menestystä yrityksellesi!